Lorsque vous envoyez un fichier à un destinataire via FTP, comment savez-vous que l’envoi a réussi ?
Il est possible d’enregistrer une capture d’écran tant que le processus est simple et que vous pouvez voir toutes les commandes sur un seul écran. Mais qu’en est-il lorsque vos commandes commencent à devenir complexes ? Comment organiser votre travail si vous envoyez un grand nombre de fichiers chaque jour ? Pourrez-vous facilement retrouver une preuve de cet envoi dans deux semaines ou dans deux ans ? Croyez-nous, rassembler des semaines ou des années de captures d’écran n’est pas une sinécure.
L’audit des transferts de fichiers est un processus essentiel pour les entreprises qui échangent régulièrement des données sensibles ou critiques avec des partenaires, des clients ou d’autres systèmes. Les transferts de fichiers sont couramment utilisés pour partager des informations commerciales, financières, de santé ou d’autres types de données confidentielles, et il est important de s’assurer que ces transferts sont effectués de manière sécurisée, fiable et conforme aux politiques de l’entreprise et aux régulations en vigueur. Dans cet article, nous examinerons pourquoi il est crucial d’auditer ses transferts de fichiers et les avantages que cela peut apporter aux entreprises.
Pourquoi vous soucier des informations que vous avez envoyées ?
Pour commencer, parce que c’est une obligation légale. La plupart des entreprises doivent conserver une piste d’audit de tous les fichiers contenant des données permettant d’identifier une personne.
De plus, 4 ans après l’entrée en vigueur du RGPD par la CNIL, il est toujours aussi important de mettre en place « des actions et processus pour maintenir sa mise en conformité avec les règles de protection des données ».
Au-delà de la perception du RGPD comme obligation réglementaire, c’est néanmoins une bonne pratique de protection et de suivi des mouvements des informations échangées.
Ensuite, pour la sécurité des données et la gestion des risques, il est essentiel d’auditer les transferts de fichiers. Les données sensibles peuvent être exposées à des risques de vol, d’accès non autorisés, d’altération ou de suppression pendant leur transfert. Un audit régulier des transferts de fichiers permet de s’assurer que les protocoles de sécurité appropriés sont en place, tels que le chiffrement des données en transit et au repos, l’authentification des utilisateurs et des systèmes et la gestion des autorisations d’accès. Il permet également de détecter rapidement les éventuelles vulnérabilités ou les violations de sécurité et de prendre des mesures correctives pour protéger les données de l’entreprise et de ses partenaires.
L’audit des transferts permet également de gérer les risques associés aux transferts de données. Les transferts de fichiers peuvent comporter des risques potentiels tels que la perte de données, les erreurs de transferts, les retards, les interruptions de service, les violations de sécurité, etc. Un audit régulier permet d’identifier et de minimiser ces risques en évaluant les processus de transferts de fichiers, en identifiant les lacunes éventuelles et en prenant des mesures correctives pour améliorer la fiabilité et la sécurité des transferts.
Comment contrôler vos transferts de fichiers avec le protocole FTP ?
L’option de la capture d’écran est probablement le pire scénario pour conserver une piste d’audit de toutes vos transactions FTP. Il est judicieux de rechercher de meilleurs outils pour gérer votre traitement FTP. Des solutions permettent de prouver plus facilement que les fichiers ont été envoyés ou reçus aux bons endroits.
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La plupart des outils ou programmes FTP basés sur Windows, qu’ils soient gratuits ou payants, possèdent des options permettant de conserver un journal de toutes vos transactions. Par exemple, certains outils possèdent une journalisation de vos transactions. Ils fournissent la piste d’audit dont vous avez besoin pour prouver que vous avez joué votre rôle dans l’envoi ou la récupération des fichiers. Cependant, ils possèdent aussi des inconvénients comme des interruptions occasionnelles de connexion, le stockage en clair des données de connexion, la non-demande de confirmation lors de la suppression de fichiers ou encore l’installation fastidieuse de l’outil.
Le Managed File Transfer
Les solutions de transferts de fichiers gérés (MFT) sont un bon compromis. Elles possèdent des fonctionnalités permettant une vision claire de l’état de vos transferts de fichiers. En plus de fournir la sécurité nécessaire aux transferts de fichiers, les solutions MFT fournissent des pistes d’audit détaillées, enregistrant exactement qui a envoyé ou reçu les fichiers. Cela peut inclure la surveillance en temps réel des transferts de fichiers, la génération de rapports détaillés sur les activités de transfert de fichiers, la vérification des autorisations d’accès et des politiques de sécurité, et la mise en œuvre de mesures de contrôle pour garantir la conformité aux politiques de l’entreprise. Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle permettent de détecter rapidement les anomalies, de prévenir les erreurs de transferts de fichiers, de maintenir la conformité réglementaire et de mieux gérer les flux de fichiers dans l’entreprise.
Vos journaux d’audit doivent être faciles à trouver et à comprendre, au cas où vous seriez contrôlé.
L’audit des transferts de fichiers peut renforcer la confiance des partenaires commerciaux et des clients dans la sécurité et la fiabilité des échanges de données avec l’entreprise. En démontrant que l’entreprise a mis en place des mesures robustes de sécurité et de conformité pour les transferts de fichiers, elle peut rassurer les partenaires et les clients sur la protection de leurs données sensibles. Cela peut contribuer à renforcer les relations commerciales, à maintenir la réputation de l’entreprise et à éviter les risques de litiges ou de pertes de partenaires ou de clients en raison de préoccupations de sécurité des données.
Alors optez pour la bonne solution !
Lecture annexe : Quels sont les différents types de protocoles de transferts existants ?
