Une solution qui facilite les échanges de documents
Grant Thornton Luxembourg est un cabinet d’audit spécialisé dans le service aux particuliers et aux entreprises depuis 1980.
Une gamme complète de services professionnels est proposée à leurs clients dont notamment la gestion des fiches de paye. Ce service, est relativement complexe d’une part du fait de l’évolution régulière de la réglementation du travail, mais surtout du fait de la multitude de critères à prendre en compte pour chaque fiche : congés, absences maladie, ancienneté, règles propres à chaque entreprise, heures supplémentaires, etc.
La qualité et la rapidité des échanges entre Grant Thornton et leurs clients sont donc essentielles pour que la constitution de ces fiches de payes soit réalisée correctement en temps et en heures.
« Avec BlueFinch-ESBD et Sogeti Luxembourg, Grant Thornton a mis en œuvre la solution informatique d’échange de documents GoAnywhere. La société, qui propose notamment des services RH, permet à ses clients de distribuer plus facilement des informations confidentielles et sensibles auprès de chacun de leurs collaborateurs. Le tout en offrant un très haut niveau de sécurité. À la clé, gain de temps, d’argent et d’efficacité. »
Lors d’une entrevue avec IT Nation, M. Jean-Philippe Franssen, Partner Human Resources and Payroll Services s’explique sur les raisons du choix de Grant Thornton Weber & Bontemps Luxembourg.
Conseillé et accompagné par Sogeti Luxembourg et BlueFinch-ESBD, Grant Thornton s’est dotée d’une solution sécurisée d’échanges et de distribution des documents numériques. Elle lui a permis d’épargner beaucoup de temps tout en améliorant la communication entre les parties.
« Parmi les services offerts à nos clients, il y a notamment l’établissement et la distribution des fiches de salaire de leurs collaborateurs. Jusqu’à présent, ces fiches étaient essentiellement imprimées et distribuées par voie postale, explique Jean-Philippe Franssen. Dans un contexte de numérisation de l’activité, nous avons donc cherché une solution qui permettrait à tout un chacun de disposer de sa fiche de paie sur un portail web sécurisé. La solution GoAnywhere, préconisée par Sogeti Luxembourg, a répondu à nos besoins en la matière. »
La numérisation des échanges de documents constitue une belle opportunité. Il suffit de considérer l’économie réalisée, de l’impression des fiches de paie à l’achat des timbres-poste nécessaires à leur envoi, quand on sait qu’un seul client de Grant Thornton peut compter jusqu’à 600 collaborateurs. Au niveau de la main-d’œuvre nécessaire à la mise sous enveloppe ou celle liée à la gestion des retours de courrier, le temps gagné est tout aussi significatif.
« Désormais, nous pouvons générer et distribuer plus d’un millier de fiches de paie en moins de cinq minutes. Il suffit simplement d’appuyer sur un bouton, commente Thomas Stephanov, responsable software & development au sein de la structure. Cela permet d’importants gains de temps et de productivité, qui profitent à tous. »
Aux économies que la digitalisation des échanges permet de réaliser, il faut aussi ajouter d’autres avantages auxquels accèdent les clients. « Chaque collaborateur dispose désormais d’un espace personnel sécurisé, accessible à toute heure du jour et de la nuit, au sein duquel il peut retrouver tous ses documents, précise Jean-Philippe Franssen. Les données sont archivées et protégées. Les accès peuvent être facilement retracés. Il est beaucoup plus difficile de perdre un document. Dans les échanges entre le client et ses collaborateurs, tout est beaucoup plus simple et efficace. »
Grant Thornton met la plateforme directement à la disposition de ses clients, qui peuvent aussi l’utiliser pour échanger d’autres documents avec leurs collaborateurs. Au niveau de la gestion RH, par exemple, elle facilite la gestion des évaluations. D’autres départements peuvent l’utiliser pour échanger d’autres fichiers qui exigent un haut niveau de sécurité.
Si Grant Thornton a choisi cette solution, c’est parce qu’elle était accessible, facile à mettre en œuvre et qu’elle offrait toutes les garanties en matière de sécurité.
« Nous avons cherché et choisi une solution qui puisse répondre à nos besoins internes, précise Thomas Stephanov. La solution que nous a proposée BlueFinch-ESBD peut être mise en place en une ou deux journées. Elle est opérée depuis nos serveurs, au Luxembourg. Surtout, elle offre toutes les garanties en matière de sécurité, comme l’ont démontré les interventions d’auditeurs externes, dont la mission a été de tenter de mettre à mal le cryptage ou de le contourner… En vain. »
Bénéficiez d’un essai gratuit de la solution GoAnywhere.
