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La Bibliothèque Royale Danoise automatise la collecte du patrimoine culturel numérique grâce au Managed File Transfer
Le Danemark a mis en place une loi sur le dépôt légal depuis 1781, utilisée pour collecter le patrimoine culturel dit imprimé. Le dépôt légal a maintenant été élargi pour inclure les publications numériques, ainsi que les contenus radio et télévision. L’une des tâches de la Bibliothèque Royale Danoise est de collecter, préserver et fournir un accès au patrimoine culturel sous forme de textes, d’images et d’audios. Par conséquent, la Bibliothèque Royale Danoise cherchait un moyen de simplifier et d’automatiser la collecte de ce patrimoine culturel plus facilement. C’est pourquoi, cette bibliothèque nationale et l’une des plus grandes bibliothèques du monde, a demandé l’aide et l’expertise de BlueFinch-ESBD sur la solution GoAnywhere Managed File Transfer (MFT) par le biais d’un appel d’offres.
Pour le dépôt légal numérique des documents publiés, la Bibliothèque Royale Danoise cherchait une solution pour pouvoir offrir de manière flexible la provision des documents numériques et de leurs métadonnées associées. « La fourniture de photos numériques ou de musique se faisait manuellement », explique Bjarne Anderson, responsable du département des données de la Bibliothèque Royale Danoise. « Il y avait une variété de façons de déposer, y compris l’e-mail et l’USB, ainsi que l’utilisation d’un serveur FTP avec de plus grands éditeurs ».
Cela a créé une quantité de travail importante pour le personnel de la bibliothèque, qui a dû télécharger les fichiers, saisir les métadonnées par eux-mêmes et télécharger le contenu numérique dans sa base de données. « De plus, nous n’avons pas reçu beaucoup de ces documents de la part des éditeurs étant donné le volume à faire parvenir », ajoute Anderson. « Pour remplir cette mission de collecte du patrimoine culturel, nous devions rationaliser ce processus. »
La bibliothèque a lancé un appel d’offres afin de rechercher la meilleure solution du marché pour l’aider. Claus Jensen, qui travaille dans de service informatique de Bibliothèque Royale Danoise, a participé au projet MFT : « Il y avait des exigences spécifiques. Nous voulions un formulaire Web sécurisé où les éditeurs individuels pourraient télécharger leurs documents. De plus, les grands éditeurs devaient pouvoir utiliser une API pour télécharger leur volume de documents. Nous devions également nous conformer à la norme internationale ISO 27001 pour la sécurité des données, de sorte que le nouveau système devait également répondre à cette exigence. BlueFinch-ESBD et la solution GoAnywhere MFT semblaient répondre le mieux à nos exigences sur la base de l’appel d’offres. »
BlueFinch-ESBD n’est pas étranger à aider les bibliothèques avec des transferts de fichiers gérés sécurisés. La Bibliothèque royale des Pays-Bas et la Bibliothèque nationale de France font également appel à l’expertise de BlueFinch-ESBD.
En collaboration avec BlueFinch-ESBD, la Bibliothèque Royale Danoise a mis en place le système GoAnywhere Managed File Transfer pour les dépôts légaux numériques. La solution MFT les aide à centraliser et à sécuriser les transferts de fichiers, à automatiser les processus de téléchargement manuel, à gérer les métadonnées et à respecter les normes de sécurité des données.
Via le site internet de la bibliothèque, il est possible pour tout citoyen danois de se connecter avec NemLog-in. Au Danemark, NemLog-in donne accès aux solutions gouvernementales en libre-service. Ce processus d’authentification est intégré à la solution MFT GoAnywhere. Via le formulaire Web sécurisé, il est possible de télécharger de la musique, des livres électroniques et des programmes de stations de radio locales, y compris les métadonnées telles que l’artiste et le titre de la chanson. Pour les grands éditeurs, un workflow automatisé est utilisé. Les fournisseurs qui déposent régulièrement de grandes quantités de contenu numérique, tels que des livres électroniques avec des fichiers de métadonnées complets, peuvent utiliser cette méthode pour déposer leurs documents.
« Le grand avantage de notre nouvelle solution MFT est que vous pouvez l’utiliser même si vous n’êtes pas développeur », déclare Anderson. « Avec 12 développeurs dans mon équipe, nous aurions pu construire ce système nous-mêmes. Cependant, cela signifierait qu’un développeur devrait être impliqué dans chaque changement ou modification mineur. Avec GoAnywhere, nous disposons désormais d’une boîte à outils utile dont même les « non-informaticiens » peuvent facilement utiliser pour configurer de nouveaux workflows. En conséquence, il est beaucoup plus facile à utiliser non seulement pour nos éditeurs externes, mais également pour nos collègues internes qui doivent travailler avec. »
La Bibliothèque Royale Danoise dispose dorénavant d’une solution MFT à la fois conviviale et sécurisée en termes canaux de communication de données. L’outil MFT peut être utilisé aussi bien en interne qu’en externe. Les éditeurs reçoivent un récapitulatif de leurs dépôts, ainsi qu’un reçu pour le matériel et les métadonnées qu’ils ont déposées (ou qu’ils n’ont pas déposés). En interne, les employés de la bibliothèque reçoivent également des reçus en rapport avec les dépôts effectués.
La Bibliothèque Royale Danoise développe toujours activement sa solution MFT. « Le système GoAnywhere standard, répond à nos exigences initiales, mais il y a toujours des choses que nous voulons améliorer », déclare Jensen. « Ce qui est formidable, c’est que GoAnywhere, en tant que fournisseur de solutions, nous écoute très attentivement en tant que clients », ajoute Anderson. « Nous pouvons contribuer activement à la feuille de route du produit, et certaines de nos demandes ont été développées et font désormais partie de la solution MFT standard. »
« Ce fut un plaisir de travailler avec BlueFinch-ESBD sur ce projet », déclare Jensen. « Nous collaborons depuis plusieurs années maintenant et ils sont extrêmement aidants chaque fois que nous avons une question. » « Je n’étais pas étroitement impliqué lorsque le projet a démarré, mais j’ai entendu que du bien de travailler avec eux de la part d’autres collègues du service de dépôt légal », conclut Anderson.
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