1. Le fichier est trop lourd pour être envoyé
Vous avez forcément déjà vécu ce moment où lorsque vous cliquez sur « Envoyer », un message s’affiche, indiquant que votre message est beaucoup trop lourd.
Ce blocage est dû à la politique mise en œuvre dans les entreprises en matière de limitation de la taille des pièces jointes. On comprendra que dans une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs, l’espace de stockage occupé uniquement par les boites mails représente un volume considérable et qui plus est en constante expansion. Il est donc impératif de mettre des limites à la taille des fichiers pouvant être intégrés dans les pièces jointes. Alors que faire ?
Différentes alternatives existent selon la récurrence de partage de fichiers, la volumétrie ou encore la sensibilité du document partagé.
Vous pouvez opter pour des solutions gratuites, toutefois, rien ne vous garantit que les données soient bien protégées si le fichier est sensible. Ou alors, vous pouvez opter pour une solution payante, qui protègera tous vos échanges, peu importe la quantité ou la sensibilité des fichiers.
2. Vous ne savez pas si le message est bien arrivé au destinataire
« Mon message est-il arrivé à destination ? » « Se trouve-t-il dans les spams ? » « Le pare-feu a-t-il bloqué mon envoi ? »
Autant de questions qui sont bien souvent laissées sans réponses.
Avec une solution professionnelle comme GoAnywhere, vous aurez la possibilité d’avoir une traçabilité sur les téléchargements qui auront été effectués par votre/vos destinataire(s). En n’ayant pas de pièce jointe associée à votre message, vous limitez également les risques de voir votre message mis de côté par les antivirus et autres règles en place sur les serveurs de messagerie.
Le suivi et l’audit peuvent être réalisés en utilisant des outils de journalisation avancés qui enregistrent toutes les activités de transfert de fichiers, y compris les accès, les transferts, les modifications, les suppressions, etc.
3. L’erreur humaine
Transférer des fichiers manuellement est fastidieux et prend du temps. Lorsqu’il s’agit d’une seule et même personne entièrement responsable des transferts de fichiers, la frustration est d’autant plus grande. Problème de timing, frappe erronée, erreur de destinataire, etc. peuvent perturber vos transferts de fichiers.
Pensez à une solution d’automatisation qui réduira tous ces processus manuels et les éventuelles étourderies. Les transferts de fichiers gérés offrent une aide supplémentaire, qui rationalise le nombre d’étapes manuelles nécessaires pour déplacer les fichiers du début à la fin, simplement et en toute sécurité.
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4. Envoyer des données confidentielles
Avec toutes ces médiatisations de failles de sécurité et de données retrouvées sur le net, la crainte d’envoyer des données sensibles s’installe.
Les systèmes gratuits ou anciens n’incluent souvent pas les dispositions essentielles pour chiffrer les données. Celles-ci peuvent donc tomber entre les mains de n’importe quel hacker.
Le choix d’une solution de chiffrement vous protègera de ces désagréments. Le chiffrement des données dépend souvent des exigences spécifiques réglementaires de votre entreprise ainsi que des prérequis de vos partenaires commerciaux, telles que les normes industrielles, le besoin d’authentification, l’accusé de réception, un protocole spécifique (de type AS4, Open PGP, SFTP, FTPS, PeSIT, HTTPS), etc.
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5. Suivi des envois
Un rapport détaillé de vos transferts de fichiers pourrait être d’une grande utilité afin de résumer simplement votre activité. L’audit des transferts de fichiers permet de savoir quels sont vos partenaires récurrents, voir les échanges qui auraient pu échouer, etc. Ces enregistrements sont aussi parfois nécessaires pour des raisons de conformité. Si votre solution de transfert de fichiers vous fait douter de votre capacité à respecter les normes établies, vous pourriez risquer de grosses amendes.
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6. L’interruption des transferts de fichiers
Les transferts de fichiers peuvent être interrompus par une panne de réseau, une coupure de courant ou une déconnexion Internet, ce qui peut entraîner la perte de données ou la nécessité de recommencer le transfert à partir du début. Le temps d’arrêt est forcément une frustration pour vous, mais aussi pour vos clients ou partenaires en attente. C’est pourquoi, la haute disponibilité est vitale pour les entreprises qui ne peuvent se permettre, pour des raisons économiques ou stratégiques, de subir un arrêt de leurs transferts.
Il existe des alternatives comme la mise en œuvre d’un cluster. Cette solution consiste à dupliquer l’environnement de production sur un autre serveur, voire un autre site physique. L’idée étant de permettre une reprise d’exploitation dans les meilleurs délais.
7. Les problèmes de compatibilité
Les fichiers peuvent être transférés entre des systèmes et des plateformes différents, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité avec des formats de fichiers différents ou des applications tierces. Évitez les retards ou les erreurs lors de vos transferts et optez pour un logiciel multiplateforme et multiprotocoles. Il permettra de bien s’interfacer avec vos partenaires, systèmes et applications.
8. Le cloud
Un dernier challenge et pas des moindres peut être le cloud. L’intégration des transferts de fichiers sécurisés avec les applications existantes est importante. Les transferts de fichiers doivent être configurés de manière à ce qu’ils s’intègrent facilement avec les applications existantes de l’entreprise. Cela peut être réalisé en utilisant des outils d’intégration tels que les APIs (Application Programming Interfaces), les services web ou encore des connecteurs cloud. Ces connecteurs permettent une intégration aisée avec le cloud et les applications Web utilisées quotidiennement. Chaque « Cloud Connector » contient toutes les actions requises pour communiquer avec les applications cloud. Que vos fichiers résident sur site, dans le cloud ou dans un environnement hybride, le MFT offre une protection et un contrôle optimal pour déplacer les données en toute sécurité entre les sites et les utilisateurs internes et externes de l’entreprise.
9. Bonus : ne pas connaître le logiciel de MFT GoAnywhere
La frustration ultime pour tous les Techs.
GoAnywhere, est la solution qui centralise vos transferts de fichiers et protège vos données ! GoAnywhere MFT et ses modules protègent les données en mouvement grâce aux différents protocoles standard comme HTTPS, SFTP, AS2, FTPS, PeSIT, etc.
Fonctionnant avec la plupart des environnements techniques – Windows, Linux, Unix, Aix, IBM i, etc. – GoAnywhere MFT s’adaptera à vos contraintes d’infrastructure pour sécuriser tous vos transferts de fichiers.
